Plantilla de reporte semanal de ventas inmobiliarias

Un reporte de ventas puede fallar por exceso o por falta: un archivo de diez pestañas que nadie abre, o un “vamos bien” en el chat del equipo. Un buen reporte semanal cabe en una página, se arma siempre igual y termina en decisiones. Aquí tienes qué incluir, cómo leerlo y una plantilla de Excel para empezar esta semana.

Respuesta corta: ¿qué debe incluir un reporte semanal de ventas inmobiliarias?

Seis números de la semana, separados por asesor y por proyecto:

• Leads nuevos, por fuente
• Contactados, de los leads nuevos de la semana
• Visitas agendadas y realizadas
• Cotizaciones enviadas
• Apartados (separaciones o reservas, según el país)
• Ventas y monto vendido

Cada número se compara con la semana anterior y con el promedio de las últimas cuatro. El reporte cierra con dos o tres acciones, cada una con responsable y fecha.

Qué incluye el reporte y qué pregunta responde cada bloque

Bloque	Qué muestra	Pregunta que responde
Leads nuevos por fuente	Cuántos leads entraron y de dónde	¿Qué campañas, portales o referidos están trayendo gente?
Contactados	Cuántos leads de la semana ya tuvieron una conversación	¿Estamos atendiendo lo que entra?
Visitas	Visitas agendadas y realizadas en la semana	¿Las conversaciones avanzan a algo concreto?
Cotizaciones	Cotizaciones enviadas	¿Cuántos prospectos tienen precio y condiciones en la mano?
Apartados y ventas	Unidades apartadas, ventas y monto	¿Qué resultado dejó la semana?
Por asesor	Los mismos números por persona	¿Quién necesita apoyo o más leads?
Por proyecto	Los mismos números por proyecto	¿Qué proyecto necesita otra estrategia?
Acciones	Dos o tres decisiones con responsable	¿Qué hacemos distinto la próxima semana?

Una aclaración sobre las tasas. El reporte cuenta lo que pasó en la semana, y una visita de hoy puede venir de un lead de hace un mes. Por eso las tasas de conversión exactas se calculan por cohorte y por mes, como se explica en los KPI de ventas inmobiliarias. En el reporte semanal, la única tasa que se calcula es la de contacto, porque compara los leads de la semana con los que ya se contactaron.

Cómo está armada la plantilla

Descarga la plantilla en Excel. Tiene cinco hojas de trabajo, más una con instrucciones, pero solo llenas dos:

• Actividad (la llenas tú): una fila por semana, asesor y proyecto, con leads nuevos, contactados, visitas agendadas y realizadas, cotizaciones, apartados, ventas y monto vendido. La tasa de contacto se calcula sola.
• Fuentes (la llenas tú): una fila por semana y fuente, con la campaña o el detalle, el proyecto, los leads nuevos y cuántos de ellos se contactaron, visitaron, apartaron o compraron.
• Resumen: los totales de cada semana. Escribes la fecha del lunes y el resto se suma desde Actividad. Tiene una columna para anotar las acciones acordadas.
• Por asesor y Por proyecto: escribes la semana y el nombre, y la hoja trae sus números.

Usa siempre el lunes como fecha de la semana y los mismos nombres de asesor y de proyecto en todas las hojas. Si escribes “Asesor 1” en una fila y “asesor uno” en otra, las sumas no coinciden.

Ejemplo ilustrativo: cómo leer el reporte y actuar

Los datos son ficticios y son los mismos que trae la plantilla. Así se ve una semana por asesor:

Asesor	Leads nuevos	Contactados	Tasa de contacto (%)	Visitas realizadas	Cotizaciones	Apartados	Ventas
Asesor 1	20	18	90	5	3	1	0
Asesor 2	22	11	50	4	2	0	1
Asesor 3	12	12	100	1	0	0	0

Por proyecto, el Proyecto Ejemplo Norte recibió 34 leads y tuvo 3 visitas; el Proyecto Ejemplo Sur recibió 20 y tuvo 7.

Qué dice y qué hacer:

1. Asesor 2 recibió más leads que nadie y contactó a la mitad. La semana anterior había contactado 13 de 16. No parece falta de ganas: subió la carga. Acción: revisar las reglas de asignación de leads para equilibrarla.
2. Asesor 3 contacta a todos, pero concretó una sola visita. Acción: escuchar juntos dos de sus llamadas y revisar cómo propone la visita.
3. El Proyecto Norte trae volumen, pero pocas visitas. En la hoja Fuentes se ve que 26 de sus 34 leads vinieron de una campaña en Meta, que esta semana dejó una sola visita. Acción: revisar el mensaje del anuncio y la calificación de esos leads, con ayuda del origen de cada lead.

Tres acciones, cada una con responsable y fecha; en la plantilla están anotadas en la hoja Resumen. La semana siguiente, lo primero que se revisa es si se hicieron.

Cómo usar el reporte cada semana, paso a paso

1. Actualiza el pipeline antes del corte. Cada asesor mueve sus oportunidades y registra visitas y cotizaciones. El reporte no puede ser mejor que los datos.
2. Corta siempre a la misma hora. Por ejemplo, el lunes a las 8 a. m., con la semana de lunes a domingo.
3. Compara con la semana anterior y con el promedio de cuatro semanas. Una semana sola puede engañar: un feriado o una campaña pausada cambian todo.
4. Busca la caída más grande, no todas. Elige lo que más impacto tiene y deja el resto para después.
5. Define dos o tres acciones con responsable y fecha, y anótalas en la hoja Resumen.
6. Llévalo a la reunión. El reporte es el insumo; cómo conducir la conversación está en la guía de la reunión semanal de ventas.

Errores que vuelven inútil un reporte semanal

• Solo totales. “Entraron 54 leads” no dice quién necesita ayuda ni qué proyecto falla.
• Definiciones que cambian. Si “contactado” cambia de significado, la comparación con las semanas anteriores deja de servir.
• Números de memoria. Si el reporte se arma preguntando por chat el viernes, mide la memoria del equipo, no las ventas.
• Leads duplicados. La misma persona que entra por dos portales cuenta doble y baja la tasa de contacto. Cómo evitarlo: leads duplicados.
• Reporte sin acciones. Si nadie decide nada, la semana siguiente se repite.

Cómo te ayuda Flow Estate con el reporte semanal

La plantilla sirve mientras el equipo es pequeño. A medida que crece, copiar números cada semana se vuelve el cuello de botella. En Flow Estate, cada oportunidad del pipeline tiene responsable, próximo paso e historial; la ficha del lead guarda la actividad, y las conversaciones del equipo, incluido WhatsApp, quedan en una bandeja conectada al seguimiento. Si vendes proyectos, la disponibilidad, los precios y los estados de las unidades están conectados a la venta. La analítica es básica en el plan Gratuito y avanzada en Pro.

Revisa las funcionalidades o, si todavía trabajas en hojas de cálculo, lee cuándo conviene pasar de Excel a un CRM.