Inventario de unidades inmobiliarias: formato y plantilla en Excel

“¿La 402 sigue disponible?” debería responderse en segundos. En muchas desarrolladoras, la respuesta exige llamar a administración, abrir un Excel que alguien actualizó ayer y preguntar en el grupo de WhatsApp del equipo. Cuando el inventario falla, el costo no es solo tiempo: dos asesores pueden ofrecer, o incluso vender, la misma unidad.

Respuesta corta: ¿qué formato debe tener un inventario inmobiliario?

Una tabla con una fila por unidad y estas columnas: unidad, tipología, torre, piso, superficie (m²), orientación, precio de lista, estado, fecha del último cambio de estado, asesor y cliente. Los estados son cuatro: disponible, apartado, vendido y bloqueado. Tres reglas lo hacen confiable: pocas personas cambian los estados, cada cambio lleva respaldo y fecha, y todo el equipo consulta la misma versión. Un resumen por estado te dice de un vistazo cuánto queda por vender.

Qué es el inventario de un proyecto (y qué no es)

El inventario es la lista completa de unidades de un proyecto, con dos tipos de datos. Los fijos describen la unidad: tipología, ubicación en el edificio, superficie y orientación. Los que cambian describen su situación comercial: precio de lista, estado, asesor y cliente.

No es una lista de precios: la lista de precios es una vista del inventario que se comparte con clientes o brokers. Tampoco es la cartera de clientes ni la cobranza. Si mezclas todo en un mismo archivo, el inventario se vuelve lento de leer y fácil de romper. Si todavía llevas toda la operación en hojas de cálculo, revisa cuándo conviene pasar de Excel a un CRM.

Columnas del formato de inventario

Columna	Qué va	Ejemplo
Unidad	Identificador único dentro del proyecto	402
Tipología	Modelo o tipo de unidad	2 habitaciones
Torre	Edificio o etapa	Torre A
Piso	Nivel donde está la unidad	4
m²	Superficie, aclarando si es interior o total	80
Orientación	Hacia dónde da la unidad	Norte
Precio de lista	Precio publicado vigente, en una sola moneda	USD 200,000
Estado	Disponible, apartado, vendido o bloqueado	Apartado
Fecha del cambio de estado	Cuándo pasó al estado actual	20/09/2026
Asesor	Quién lleva la operación	Asesor 1
Cliente	Nombre o código del cliente	Cliente 1

Dos consejos. Primero, usa una sola forma de medir la superficie en todo el proyecto: si mezclas m² interiores con m² totales, el precio por m² deja de ser comparable. Segundo, si el archivo va a salir del equipo comercial, reemplaza el nombre del cliente por un código.

La tipología cambia de nombre según el país (recámaras, habitaciones o dormitorios; departamento o apartamento). Elige una forma y úsala igual en todas las filas, para que los filtros funcionen.

Los cuatro estados y las reglas para cambiarlos

• Disponible: se puede ofrecer y cotizar.
• Apartado: un cliente entregó el monto de apartado y tiene un plazo para formalizar la compra. Mientras esté vigente, nadie más la ofrece. El proceso completo está en cómo controlar apartados y vencimientos.
• Vendido: hay contrato firmado, o el documento que tu desarrolladora defina como cierre.
• Bloqueado: la desarrolladora la retiró de la venta por una decisión interna, con motivo y fecha de revisión.

Los errores aparecen en las transiciones. Define qué respaldo pide cada cambio y quién lo aprueba:

Cambio	Respaldo	Quién lo aprueba
Disponible → Apartado	Comprobante del apartado y datos del cliente	Coordinación comercial
Apartado → Vendido	Contrato firmado y pago acordado	Administración de ventas
Apartado → Disponible	Vencimiento o desistimiento, con el motivo	Coordinación comercial
Disponible → Bloqueado	Motivo y fecha de revisión	Dirección comercial
Bloqueado → Disponible	Fin del motivo del bloqueo	Dirección comercial
Vendido → Disponible	Rescisión documentada	Dirección y área legal

Cada cambio actualiza la fecha. Esa fecha es la que te permite detectar apartados vencidos y bloqueos olvidados.

Errores que cuestan ventas

Dos asesores vendiendo la misma unidad

Pasa así: el asesor A aparta la 402 por mensaje con su cliente y promete enviar el comprobante en la tarde. El archivo se actualiza al final del día. Mientras tanto, el asesor B consulta la copia que descargó en la mañana, ve la 402 disponible y se la cotiza a otro cliente, que llega primero con el dinero. Al final, alguien tiene que llamar a un cliente para decirle que su unidad ya no está.

La solución no es pedir más cuidado, sino cambiar el proceso: ninguna unidad se aparta sin comprobante, el estado se cambia en el momento y todos consultan el mismo archivo, no copias.

Otros errores que se repiten

• Apartados vencidos que siguen como apartados: la unidad queda congelada sin un cliente real detrás.
• Bloqueos sin motivo ni fecha: nadie recuerda por qué esa unidad no está a la venta.
• Varias versiones del archivo circulando por correo o por WhatsApp.
• Precios desactualizados en la lista que tienen los brokers.
• Sobrescribir sin dejar rastro: si no sabes cuándo cambió un estado, no puedes revisar nada.

Plantilla de inventario en Excel

Preparamos una plantilla con dos hojas:

• Inventario: una fila por unidad con las columnas de arriba. El estado se elige de una lista (disponible, apartado, vendido o bloqueado) para evitar variantes como “reservado” o “apartada”. Además, calcula el precio por m² y los días que lleva cada unidad en su estado actual.
• Resumen: cuenta las unidades por estado, qué proporción representan del total y su valor a precio de lista, con fórmulas que se actualizan solas.

Viene cargada con cinco unidades ficticias de ejemplo:

Unidad	Tipología	Torre y piso	m²	Precio de lista	Estado	Asesor
101	1 habitación	A, piso 1	50	USD 100,000	Disponible	—
102	2 habitaciones	A, piso 1	75	USD 150,000	Apartado	Asesor 1
201	2 habitaciones	A, piso 2	75	USD 155,000	Vendido	Asesor 2
202	3 habitaciones	A, piso 2	100	USD 200,000	Bloqueado	—
301	1 habitación	A, piso 3	50	USD 105,000	Disponible	—

Con esos datos, el resumen muestra dos unidades disponibles, una apartada, una vendida y una bloqueada, con un valor total a precio de lista de USD 710,000.

Descarga la plantilla en Excel

Para usarla, borra las filas de ejemplo y carga todas las unidades del proyecto, también las vendidas, para que los totales sean reales. A partir de ahí, cambia solo el estado, la fecha, el asesor y el cliente. Ordena por “Días en el estado” para ver primero los apartados más antiguos.

Cómo lo resuelve Flow Estate

Una plantilla ordena el inventario, pero sigue siendo un archivo que alguien actualiza a mano y que otros consultan en copias. En Flow Estate, los proyectos y unidades forman parte del CRM: la disponibilidad, los precios y los estados de las unidades están conectados al proceso de venta. El asesor que atiende una oportunidad consulta la misma información que el resto del equipo, y cada oportunidad tiene responsable, próximo paso e historial.

El plan Gratuito incluye hasta 3 proyectos, y el plan Pro, proyectos ilimitados. Mira cómo funciona en el software para desarrolladoras inmobiliarias o compara los planes y precios.